Eet de kikker in de ochtend

Praktische anti-uitstel tips voor een productieve werkdag

Constant zoeken we naar manieren om onze workflows bij Vruchtvlees te verbeteren. Eerder schreven we al over deze handige online tools, waardoor we meer tijd overhouden. Daarom organiseerden we een time-management training voor het hele team. Van individueel tot organisatorisch niveau, samen namen we al onze werkzaamheden onder de loep voor meer rust en focus. Met deze drie tips ga je elke dag met een voldaan gevoel naar huis.

Eat the frog in the morning and enjoy the Rocks

Al je werkzaamheden bestaan uit grote projecten die concentratie vergen en losse kleinere zaken. Stuk voor stuk belangrijk, maar de valkuil is alles tegelijk te willen doen. Daarom pleiten wij voor 2 grote concentratieblokken in de morgen en een late lunch, waardoor je dedicated met twee projecten aan de slag gaat. (The Rocks). Als je je rocks hebt overwonnen, dan is er tijd voor pebbles en sand. Kleine werkzaamheden die net zo belangrijk zijn, maar minder concentratie vergen zoals meetings, e-mails, losse eindjes.

Zijn er zaken die je al dagen na dagen uitstelt en een steeds grotere drempel worden? Niet meer doen! Doe de dingen waar je tegenop kijkt eerst (eat the frog in the morning) en start vervolgens met je projecten van de dag (de rocks). Al voor de lunch heb je je to do-lijst deels overwonnen.

Dringend en belangrijk — de prioriteiten matrix

Je taken voor een dag zijn te verdelen in vier categorieën binnen een prioriteitenmatrix.

De matrix helpt je in te zien welke werkzaamheden acuut aandacht nodig hebben, wat je beter kunt delegeren en wat je gewoon moet laten gaan. In urgent en belangrijk staan de zaken die accuut aandacht nodig hebben. Bij niet urgent en niet belangrijk juist zaken die je gewoonweg niet meer moet doen. (Hersenloos surfen op het web, je WhatsApp of andere social apps checken).

Niet urgent, maar wel belangrijk zijn je focuspunten. Dit zijn de taken die wel moeten gebeuren, maar op dat moment nog niet zo dringend zijn. Is dit een taak die je steeds op die lijst zet, maar steeds niet doet? Dan ben je aan het uitstellen en geldt weer de regel: Eat the frog in the morning. Je zult merken dat het oplucht. De taken in urgent, niet belangrijk zijn taken die je eigenlijk niet zelf hoeft op te pakken, of meetings waar je onderdeel van bent. Wel urgent, op dat moment niet altijd belangrijk. Durf dus te delegeren!

Met een scherpe prioriteitenmatrix wordt ook de werkdruk een stuk verlaagd. Dat helpt je niet alleen geconcentreerder te werken, maar ook je werk aan het einde van de dag makkelijker los te laten.

Telefoons, Slack, mail — nu even niet

Een voor de hand liggende tip, waar je je vanaf nu aan gaat houden. Beperk je afleidingen. In je prioriteitenmatrix staan ze niet voor niets in niet urgent en niet belangrijk. Leg je telefoon weg en zet je notificaties uit. Dit geldt ook voor je mailbox. Als je kijkt naar je mail, doe je mail dan ook. Er is een verschil tussen al je notificaties bekijken of er dedicated aan gaan zitten en de zaken beantwoorden. Stel een paar momenten per dag vast, waarop je rustig door je mail heenloopt, je mail beantwoord en archiveert. Alle andere afleidingen die niet urgent zijn kunnen ook later worden opgepakt. Schroom dus niet om te zeggen: ‘Nu even niet!’.

Dus, hoe ziet een werkdag bij Vruchtvlees er nu uit?

We starten de dag met een korte stand-up waar iedereen kort aangeeft waar ze die dag aan gaan werken. Eventuele problemen of missende informatie wordt zo direct ondervangen. Daarna start iedereen met z’n rocks. In de ochtend wordt er zo min mogelijk gebeld en zo min mogelijk meetings gepland om zo de afleidingen te beperken.

Na een late lunch — in de ochtend is iedereen het meest productief — starten we met de pebbles en sand, de losse eindjes, en stappen we verschillende meetings in. Zo maken we het meest optimaal gebruik van onze concentratie-spanne en zijn we dus het meest effectief aan het werk.

Vragen? Het liefst ‘s middags ;-). Mail ons op info@vruchtvlees.com of bel 070–785 1734. Dank aan Ernst van Dijk voor de handige time-management tips en workshop.

Werken bij Vruchtvlees?

We zijn altijd op zoek naar verrassende talenten die de drive en de nieuwsgierigheid hebben om de beste digitale producten ter wereld te maken. Als onderdeel van ons team draagt iedereen zijn eigen steentje bij aan het optimaliseren van Dutch Design tot het web. Van development tot design en van marketing tot interactie, co-creatie staat voorop. Voor opdrachtgevers en merken, waarbij je met jouw expertise echt een verschil kunt maken. Bekijk de actuele vacatures →

Vruchtvlees is een creatief digitaal bureau gedreven door design. Met aanstekelijk enthousiasme werken we aan digitale toepassingen en identiteiten. We denken graag met je mee over innovatieve identiteiten en campagnes, zowel online als offline. Vruchtvlees is verantwoordelijk voor o.a. de ontwikkeling van het online Literatuurmuseum, de website en digitale identiteit van Fonds 21 en de rebranding en website van Dutch Design merk Prooff.